¿Qué significa legitimar su negocio?

Legitimar su negocio significa crear una base sólida que le permita operar correctamente y ser percibido como de confianza para clientes potenciales, otros negocios e incluso para los prestamistas. 

Aquí hay una lista paso a paso para comenzar.

Escoja el estado en el que va a registrar su empresa.

Es importante tener en cuenta que el lugar de registro de su empresa influirá en diversos aspectos de sus operaciones, debido a que las regulaciones comerciales y tributarias varían entre los diferentes estados de la federación. Deberá tener en cuenta que los impuestos estatales se pagan en la ubicación en la que se ha registrado su empresa, y por lo tanto, las tasas impositivas que le correspondan serán establecidas por el gobierno local. Además, algunos estados ofrecen incentivos a ciertos tipos de empresas para que se establezcan en su territorio. Es recomendable realizar un análisis de estas consideraciones y elegir el estado que sea más favorable para su caso particular.

Elija la estructura que más le beneficie, cree su entidad comercial.

Es importante tener en cuenta que, anteriormente, mencionamos Qué es una LLC , qué es una Corporación. Así como sus semejanzas, diferencias y el comparativo entre ambas estructuras y la gran pregunta final  ¿Cuál es la mejor estructura para empresarios extranjeros?

Tanto las sociedad de responsabilidad limitada LLC, o las Corporation puede ofrecer protección de activos y ventajas fiscales. Pero la parte mas importante es que también es mucho más fácil crear un perfil de crédito comercial y eventualmente obtener financiamiento si crea una entidad legal.

Consulte con asesores legales o fiscales si necesita ayuda para elegir la estructura comercial adecuada. Una vez que haya decidido un tipo de entidad, puede subcontratar todo el tedioso trabajo legal a un servicio de creación de empresas .

Ahora aplique para los registros gubernamentales correspondientes.

La mayoría de las pequeñas empresas no necesitan registrarse ante el Gobierno Federal a menos que deseen proteger su marca a nivel nacional o que necesiten exenciones fiscales especiales.

Tanto las LLC como las corporaciones deben registrarse ante los gobiernos estatales en los que vayan a operar. Primero, deberá registrar su empresa en el estado que eligió. En la mayoría de los estados, deberá acudir a la Secretaría de Estado, la Oficina de Negocios o a una agencia de negocios para realizar este trámite. Puede encontrar una lista de las agencias responsables de esta actividad en cada estado en el sitio web de la SBA (Small Business Administration).

Entonces tenga en cuenta los siguientes puntos para este proceso:

Información y documentos necesarios: 

Para registrar una empresa en Estados Unidos, es posible que se necesiten la siguiente información y documentos:

Nombre de la empresa: Recuerde es necesario tener un nombre para la empresa que no esté en uso por otra empresa y que cumpla con las leyes del estado donde se registrará.

Tipo de empresa: Recuerde es necesario elegir el tipo de empresa que se desea registrar, como una corporación, o una LLC por decir de las mas populares que ya hemos planteado.

Objeto social: Se necesitará describir el propósito de la empresa y los productos o servicios que ofrecerá.

Nombres y direcciones de los propietarios o socios: Es necesario proporcionar la información de contacto de los propietarios o socios de la empresa.

Elija la dirección de su empresa: Es necesario contar con una dirección oficial del estado donde se registre para llevar a cabo el trámite. Afortunadamente, los servicios de oficinas virtuales ofrecen una solución económica y sencilla para obtener una dirección en el país.

Agente registrado: Cuando registre su empresa, es necesario designar a un agente registrado para ella. Esta persona o empresa se encargará de recibir los documentos oficiales del gobierno dirigidos a la compañía. Los agentes registrados deben tener una dirección física en el estado correspondiente y estar disponibles durante el horario normal de oficina para recibir los comunicados. Si lo desea, y si va a registrar su empresa en el estado donde reside, puede nombrarse a usted mismo como agente registrado. Sin embargo, muchos negocios optan por contratar servicios de agentes registrados, especialmente si están registrados en un estado diferente mediante el uso de una oficina virtual.

Tener los Artículos de Organización y Acuerdo Operativo: Los Articles of Organization son un documento legal que se utiliza para crear una LLC. Este documento establece los términos y condiciones de la LLC, incluyendo los nombres de los miembros, el propósito de la empresa y cómo se llevará a cabo su administración y gestión. Los Articles of Organization también se conocen como el certificado de constitución de una LLC. Por otro lado, el Operative Agreement es un documento que se utiliza para establecer las reglas y procedimientos que deben seguir los miembros de una LLC. Aunque no es obligatorio registrarlo ni presentarlo al estado, es importante crear y firmar uno para establecer cómo se llevará a cabo la operación y el gobierno de la empresa los derechos de voto de la LLC, los protocolos de distribución de ganancias y pérdidas entre los miembros de la LLC, las responsabilidades y los roles de cada miembro, el cómo se tomarán decisiones importantes y las protecciones de responsabilidad limitada. Tener un Acuerdo Operativo puede ayudar a minimizar las posibilidades de responsabilidades personales por deudas corporativas. Es importante tener en cuenta que el “Operative Agreement” es diferente del “Corporate Bylaws” o estatuto de una C Corp.

Los Corporate Bylaws: si se definió una “C Corp” como tipo de empresa, los estatutos corporativos, también conocidos como bylaws, son un conjunto de reglas y regulaciones que establecen cómo se llevará a cabo la operación y el gobierno de una “Corporación”. Los estatutos corporativos establecen los derechos y deberes de los directores, los procedimientos para convocar y celebrar reuniones de directores y accionistas, y las responsabilidades y obligaciones de los directores y oficiales de la corporación. Es importante tener en cuenta que los estatutos corporativos son diferentes del Operative Agreement de una LLC, ya que establecen los términos y condiciones de una corporación en lugar de una LLC.

Definir el número NAICS (North American Industry Classification System): este numero nos enlaza al sistema de clasificación de industrias utilizado en Estados Unidos, Canadá y México. El NAICS se utiliza para codificar y clasificar las industrias y las empresas según su actividad económica. Cada industria tiene un código NAICS asignado, y cada empresa se clasifica en una industria específica según su actividad principal.

El NAICS se utiliza para estadísticas, investigación de mercado y otras finalidades. Por ejemplo, el NAICS se utiliza para clasificar las empresas en el Censo de Estados Unidos y para recopilar datos sobre el tamaño y el impacto económico de las diferentes industrias. También se utiliza para determinar qué empresas califican para ciertas subvenciones y programas gubernamentales y se usa para la creación de crédito comercial también al definir el ramo en donde se ubica la organización.

Obtenga un número de teléfono comercial: Es posible que no tenga que obtener un teléfono fijo comercial costoso de su telecomunicaciones local, pero sí necesita un número para dar a los clientes y clientes, y debe ser respondido de manera profesional. Es posible que desee utilizar un servicio como GoDaddy SmartLine para agregar un número de teléfono comercial a su teléfono celular. También puede investigar utilizando un servicio telefónico comercial virtual o un servicio de contestador.

Cree un sitio web: Dependiendo de su tipo de negocio, es posible que pueda salirse con la suya con un sitio web básico donde los clientes o los clientes potenciales pueden aprender un poco sobre su negocio y cómo contactarlo. Pero no tener un sitio web probablemente dañará su negocio por que hoy en día la credibilidad esta basado en la imagen digital “Hoy los bancos exigen para la parte comercial el uso de correos corporativos y sitios web donde se pueda validar data de trafico y transacciones para generar valor a su marca”

Registre su negocio con servicios en línea: Puede registrar su empresa en Google para que aparezca en las búsquedas en línea. Esto es especialmente importante si su empresa tiene una dirección física y un horario comercial específico. Registre también cuentas de redes sociales para su negocio, incluso si aún no planea usarlas, y considere registrarse en sitios de reseñas relevantes para su negocio, como Yelp o TripAdvisor. Dependiendo de su tipo de negocio, es posible que desee configurar una página en Facebook y/o LinkedIn.

Licencias y permisos: Puede que sea necesario obtener ciertas licencias y permisos para operar la empresa, dependiendo del estado y del tipo de empresa. ¿No estás seguro de lo que necesitarás? Hable con su Small Business Development Center (SBDC) local o el capítulo SCORE , los cuales ofrecen recursos gratuitos y de bajo costo para pequeñas empresas. Además, el sitio web de la Secretaría de Estado en el estado donde incorpore su negocio puede ayudarlo a comprender los permisos que necesita.

Documentos legales: Puede que sea necesario presentar documentos legales adicionales, como un contrato de sociedad o un estatuto, dependiendo del tipo de empresa que se esté registrando.

Es importante tener en cuenta que los requisitos pueden variar según el estado y el tipo de empresa. Si necesita mas detalles puede ver una lista de los documentos correspondientes a cada estructura y una descripción de ellos en este sitio).

Luego del registro siga estos pasos:

Obtenga un número de identificación de empleador (EIN)

El Número de Identificación del Empleador (EIN, por sus siglas en inglés) es un número de identificación asignado a las empresas como contribuyentes. Existen EIN federales y estatales. A nivel federal, su empresa necesitará obtener un EIN si cualquiera de las siguientes condiciones se cumple:

– La empresa tiene empleados.

– La empresa se encuentra en el proceso de incorporación.

– La empresa es una sociedad de responsabilidad limitada (LLC).

– La empresa es una sociedad.

– La empresa es una trust.

Es importante tener en cuenta que el EIN es necesario para abrir una cuenta bancaria para su empresa, presentar su declaración de impuestos y obtener ciertas licencias y permisos. Además, el EIN es necesario para realizar ciertas transacciones financieras y para contratar a empleados. Es posible que su empresa necesite obtener un EIN estatal también, dependiendo de dónde se encuentre y de las leyes del estado.

Apertura de cuentas en los bancos.

Es importante reflejar que la mezcla de recursos financieros personales y empresariales puede generar complicaciones fiscales y también puede exponerlo a responsabilidades personales. (Este fenómeno se conoce como “perforación del velo corporativo”). Es fundamental abrir una cuenta bancaria comercial independiente y utilizarla exclusivamente para las operaciones de la empresa. Muchos prestamistas de pequeñas empresas solicitarán los estados de cuenta bancarios comerciales como medio de verificación de ingresos.

Las cuentas bancarias comerciales son una herramienta esencial para cualquier empresa. Al abrir una cuenta, podrá realizar y recibir pagos en nombre de su empresa y obtener luego de la creación de un perfil comercial bien definido el acceso a potentes créditos comerciales que le ayudarán a desarrollar su negocio a gran escala. Existen muchas opciones en el mercado y puede empezar si no esta en el país con los bancos digitales o “Neo bancos” y luego cuando tenga todo listo puede en su próxima vista a Estados Unidos aperturar en los bancos tradicionales o del tipo A (Bank Of America, Well Fargo, Chase, Citibank)

Los documentos necesarios para abrir su cuenta bancaria comercial  por lo general pueden variar dependiendo de la institución, pero los más comunes son una identificación oficial, como un pasaporte o una licencia de conducir, y el número de identificación del empleador (EIN) de su empresa. También puede ser necesario presentar documentos adicionales, como un estatuto o un contrato de sociedad, dependiendo del banco y del tipo de empresa que tenga.

Contrate un seguro para la operación de su empresa.

Existen diversos tipos de seguros comerciales que pueden proteger a su empresa de distintos riesgos. Algunos de estos seguros pueden ser obligatorios por ley, por lo que es importante que investigue qué seguros son necesarios para su empresa. Por ejemplo, todas las empresas con empleados deben contar con seguros de compensación de trabajadores, de desempleo y de discapacidad.

Le recomendamos que consulte a un agente de seguros o a un corredor de seguros para obtener más información sobre los diferentes tipos de seguros comerciales disponibles y para determinar cuáles son los que mejor se adaptan a sus necesidades. Una vez que haya elegido las pólizas de seguro adecuadas, solicite una cotización y adquiera las pólizas. Es importante leer y comprender todas las cláusulas y condiciones de la póliza antes de adquirirla.

Obtenga un número DUNS

El número DUNS (Data Universal Numbering System) es un identificador numérico único de nueve dígitos asignado a cada entidad comercial por la empresa Dun & Bradstreet (D&B). Este número se utiliza para identificar y mantener un registro de las empresas a nivel mundial, ayudando a establecer la verificación y credibilidad en las transacciones comerciales.

El número DUNS se utiliza ampliamente en todo el mundo por organizaciones, gobiernos y agencias de crédito para rastrear y evaluar la solidez financiera, estabilidad y reputación de las empresas. Además, tener un número DUNS puede ser útil para acceder a oportunidades de crédito y financiamiento, así como para participar en contratos gubernamentales y programas de certificación.

Establecer crédito comercial.

¿Sabía que su empresa puede construir su propio historial de crédito, independientemente de su crédito personal? Eso se logra obteniendo crédito a nombre de la empresa. Considere la posibilidad de abrir cuentas con empresas que le permitan realizar compras sobre una base de Net30 “Comprará las cosas que necesita para su negocio, las pagará dentro de los treinta días y comenzará a construir un buen puntaje de crédito comercial” . Estas compras se informaran de los pagos a las agencias de informes crediticios, como Experian (que mantiene informes crediticios tanto de empresas como de consumidores) o Dun & Bradstreet. 

Obtenga una tarjeta de crédito empresarial.

Obtener una tarjeta de crédito comercial le permitirá separar las compras comerciales de las personales. También lo ayudará a identificar fácilmente las compras comerciales para facilitar el tiempo de impuestos. Además, la mayoría de los emisores de tarjetas de crédito comerciales no informan la actividad del crédito personal del propietario a menos que incumplan. ( Este cuadro describe las políticas de los principales emisores ). Esto puede ayudar a proteger su crédito personal de las actividades de su negocio.

Cuanto antes haga esto, mejor, ya que la antigüedad de las cuentas es un factor que a menudo puede ayudar a los puntajes crediticios de su empresa . 

Si necesita ampliara aun mas esta información no dude en ¡Agendar una consulta con nosotros para ayudarlo a elegir la mejor estructura corporativa que proteja su patrimonio y impulse a largo plazo sus negocios en Estados Unidos! ¡Agende una consulta  hoy mismo!